En ocasiones, las PYMES y los autónomos, entre otros, se quejan amargamente de que la administración les impone una amplia lista de obligaciones en materia contable. Obligaciones que les dificultan la gestión o, al menos, la vuelven más compleja, y que parece que nunca tienen fin.

Precisamente por ese motivo, muchos de esos toman la decisión de ponerse en manos de una asesoría como la nuestra, Cepresa, para que les ayuden en dichas labores y puedan estar totalmente al día y cumpliendo con la normativa vigente. Eso supone, por ejemplo, que nos pidan respaldo y nos soliciten información sobre lo que se conoce como libros de actas.

¿Qué son? Básicamente podemos decir que, como se establece en el artículo 26 del Código de Comercio, son unos libros que tienen la obligación de poseer las sociedades mercantiles. ¿Para qué? Para poder registrar en los mismos todos los acuerdos que sean tomados en el seno de las mismas, concretamente a través de las Juntas Generales y Especiales.

Así, se definen a los mencionados documentos, de los que merece la pena conocer otros importantes datos de interés:

  • También deben recoger los acuerdos que sean tomados por otros órganos colegiados de la sociedad en cuestión.

  • Son numerosos los datos que deben recogerse en ese libro sobre cada una de las citadas decisiones tales como los siguientes: convocatoria, constitución del órgano, resumen de los asuntos que se han procedido a debatir por los presentes, intervenciones que hayan sido indicadas que se quiere que sean recogidas en ese libro por parte de los que las realizan, resultados de las votaciones…

  • Hay sociedades que optan, además por disponer de libros de actas específicamente referidos a las resoluciones concretas adoptadas por sus comisiones.

  • De la misma manera, hay que saber que esos documentos citados deben legalizarse dentro de lo que es el plazo de cuatro meses desde que se produjo el cierre del ejercicio social. Esa acción se realizará de manera telemática.

  • Unos datos que obligatoria y fundamentalmente deben quedar recogidos en los mismos son su fecha de apertura y la posterior fecha de cierre del ejercicio en cuestión.

  • Por regla general, entre los asuntos y acuerdos que quedan registrados en esos libros de actas están la aprobación de las cuentas, la ampliación del capital, modificaciones de los estatutos, cambio en el nombre de la sociedad o bien modificaciones relativas a su domicilio…