Las facturas son documentos mercantiles en los que quedan reflejadas las operaciones de compra/venta de productos o servicios, que tienen validez legal y fiscal, y que, por lo tanto, van a ser empleadas para el cálculo de lo que se deba de aportar, en forma de tributos, a la Hacienda Pública.

¿Quiénes están obligados a facturar?

La Agencia Tributaria nos recuerda que todos los empresarios y profesionales están obligados a emitir facturas en las entregas de bienes o prestación de servicios, o en supuestos de pagos anticipados, salvo en la entrega de bienes intracomunitarios que estén exentos.

Los supuestos en los que se está obligado a emitir facturas son los siguientes:

  • Cuando nuestro cliente sea un empresario o profesional.
  • Cuando nuestro cliente, aunque sea un particular, así nos lo pide para la utilización de la factura con fines tributarios.
  • En las exportaciones de bienes que están exentas de IVA , con la excepción de las tiendas que están libres de impuestos.
  • En las entregas intracomunitarias que se encuentran exentas de IVA.
  • Cuando tengamos como clientes a la Administración Pública o a una persona jurídica.
  • Cuando se realiza la entrega de bienes que requieren de instalación o montaje, antes de ponerlos a disposición en el territorio en el que se aplique el impuesto.
  • En los casos de venta a distancia y cuando se aplican impuestos especiales.

Datos que deben de aparecer en una factura

No es necesario que repitamos lo que ya nos menciona la Agencia Tributaria sobre el contenido de las facturas. En esta página vamos a encontrar toda la información que necesitamos tanto para las facturas simplificadas, que abordamos con más detalle en un artículo anterior, y las facturas completas.

También aconsejamos que se consulte la siguiente página de la Agencia Tributaria sobre las obligaciones para facturar, donde encontramos información sobre la obligación de facturar, los tipos de factura, su contenido, rectificación de las facturas, etc.

Plazos para emitir las facturas

Si el destinatario de la factura no es empresario o profesional se expedirá y se enviará en el momento en el que se realice la operación.

Para los demás casos se tendrá como límite de tiempo el día 16 del mes siguiente al cual se haya producido el pago de dicha operación, o se ha iniciado el transporte de entregas intracomunitarias de bienes.

Para ampliar esta información en el caso de las facturas recapitulativas, en las entregas intracomunitarias de bienes exentas y en las operaciones acogidas al régimen especial del criterio de caja, podemos consultar la siguiente página de los plazos de expedición y envío de facturas de la Agencia Tributaria.

Programas para facturar, algunos de ellos gratuitos.

Existen numerosas empresas dedicadas a la elaboración de software de contabilidad y facturación que ponen a disposición de sus clientes versiones gratuitas, aunque limitadas en sus funciones, que permiten realizar las operaciones más básicas para facturar.

Algunas de estas empresas que, además, ponen disponibles versiones gratuitas, o de prueba, de sus programas:

Contasimple, que ofrece una versión gratuita, aunque más bien por sus limitaciones es solo una versión de prueba.

Debitoor, ofrece diferentes funciones, de contabilidad básica, de control del estado de las facturas o de automatización de tareas con el banco.

Anfix, con opciones para facturación, control de gastos, impuestos, gestión de proyectos, etc.

Para quienes directamente deseen optar por un programa de facturación gratuito, pueden probar el Programa de facturación electrónica que pone a disposición de cualquier persona, y de manera gratuita, a través del sitio web del Ministerio de Hacienda dedicado a la facturación electrónica.