En esta breve serie de artículos dedicados a Google Calendar vamos a descubrir que una herramienta que en apariencia es tan simple y fácil de utilizar puede ser de enorme ayuda en cualquier empresa, sobre todo en las que existe una puesta en común en grupos de trabajo, en los que no solo va a existir una coordinación completa en cuestión de citas y eventos, sino que además esa coordinación se puede extender a cómo se están desarrollando, o planificando, determinados trabajos.

Para que Google Calendar pueda utilizarse de la forma más eficiente posible es necesario que hagamos un uso correcto de los diferentes elementos que podemos manejar, pues en ocasiones, una herramienta que ya de por sí es muy simple se intenta simplificar aún más igualando el uso de las diferentes entradas, o inserciones, que podemos asociar a cada fecha del calendario.

Quien todo lo convierte en un evento comete el error de igualar tareas o acontecimientos que pueden tener una fecha determinada para que se produzcan, y por lo tanto para que se completen, con otros que se tendrán que completar sin poder saber cuál será su fecha final de cumplimiento. Al igualarlo todo terminaremos confundiendo las citas con la tareas que debamos desarrollar, y eso conducirá a que se genere una sensación de urgencia, de trabajo no cumplido e incluso de mala organización.

Por lo tanto, antes de comenzar a utilizar este calendario deberíamos de comprender cuáles son las diferencias entre los elementos que podemos insertar.

Eventos

En nuestra empresa un evento puede ser una reunión de un grupo de trabajo, o la asistencia a un congreso, o un viaje, o la visita de un cliente a quien tengamos que atender… En estos casos podemos añadir eventos, con una hora de inicio y otra de finalización, para poder programar mejor nuestro tiempo disponible. Además podemos asignarle una localización y lo que es más interesante, podemos invitar a otras personas, o incluso podemos crear un grupo para que esa tarea de dar a conocer eventos sea inmediata.

Esta es una de las ventajas de este calendario. Podemos crear eventos que nos interesa que conozcan otras personas. No es necesario, por lo tanto, que tengamos un calendario compartido públicamente sino que determinados eventos podemos compartirlos con un grupo de personas determinado. Toda la información relativa a cómo organizar eventos con grupos la tenemos en el enlace anterior.

Recordatorios

Los recordatorios se utilizan como avisos que de una manera rápida nos alertan sobre acontecimientos puntuales. Por ejemplo, mientras que una reunión de trabajo es claramente un evento en el que van a estar implicadas más personas, no podemos decir lo mismo de una llamada de teléfono, o del envío de un correo, o del recordatorio de que tenemos que entregar un paquete en Correos. En estos casos recurrimos a los recordatorios que son entradas más simples en las que no necesitamos invitar a más personas pues es de nuestra exclusiva competencia realizar esas acciones.

Por lo tanto, los recordatorios, a diferencia de los eventos, no permiten que añadamos a invitados que conozcan lo que hemos planificado hacer, ni incluyen un campo para que describamos esas acciones, ni tampoco podremos asignarle una ubicación.

Tareas

Lo interesante de Google Tasks es que no solo está integrado en el calendario sino que también lo tenemos en Gmail.

Una tarea debemos de entenderla como un trabajo o actividad que tenemos que desarrollar, que posiblemente no tenga una hora de inicio conocida y obligada, y que seguramente no vamos a poder determinar cuál será su hora de finalización. Ahora bien, las tareas sí que pueden, o más bien deben, de tener una fecha final para completarlas.

Una tarea puede ser completar un informe para un cliente, o tomar una decisión tras leer un documento, o cualquier trabajo inesperado que se ha presentado y que queremos programarlo para que no se nos olvide.

Una vez que se completa una tarea, simplemente tenemos que marcar su casilla para que Tasks la dé por completada.

Notas

Las notas, Google Keep, nos permite una libertad que no encontramos en eventos, recordatorios o tareas, pero por esa misma razón debemos de evitar que una sola de estas funciones, o herramientas, acapare todas las entradas del calendario.

Las notas están pensadas para que, en cualquier momento, y si tenemos Google Calendar en el móvil, en cualquier lugar, podamos añadir las ideas u ocurrencias que consideremos interesantes. Las notas son muy útiles porque se asocian al calendarios mediante recordatorios, y permiten incluir dibujos o fotografías. Además podemos utilizar listas para que cada elemento tenga una casilla para ir marcándolo cuando esté completado. Lo propio de las notas es que incluyan un apartado de texto relativamente amplio.

Las notas sí que admiten que añadamos colaboradores porque pueden ser útiles para que, por ejemplo, varias personas elaboren los puntos a tratar en una reunión que se ha programado de manera urgente.