Mucha es la documentación que se genera en cualquier empresa y eso supone un problema de espacio físico, en muchos casos, que sus propietarios intentan solventar eliminando parte de la misma, lo que supone que, a veces, caigan en errores de destruir papeles que no deben.

Por eso, es importante que se tenga muy claro qué documentos de la compañía hay que guardar y durante cuánto tiempo. Y de eso informamos convenientemente a nuestros clientes en Cepresa para que no se vean envueltos en situaciones realmente complicadas que incluso puedan llevar aparejada alguna clase de sanción.

Así, les damos unas pautas básicas que son las que les servirán para saber todo lo que necesitan al respecto:

  • A nivel general se determina que, durante un mínimo de seis años desde que se realizó el último asiento en la contabilidad, se deben guardar y perfectamente ordenados tanto la correspondencia como la documentación, los libros y todos los justificantes pertinentes.

  • No obstante, también existen matices especiales. En concreto, uno de esos determina que se deberán conservar toda la documentación que se refiera a operaciones que vayan a tener presencia o importancia en lo que son ejercicios en el futuro.

  • De la misma manera, si se diera el caso de que una empresa es sometida a una inspección de Hacienda o comprobación rutinaria, es fundamental que llegue a guardar todos los documentos relativos al periodo comprobado durante los cuatro años siguientes al mismo.

  • Los bienes de inversión de más de 3.005 euros tienen que conservarse, mediante lo que son sus correspondientes facturas de adquisición, durante un mínimo de 9 años.

  • Las deducciones y bases negativas que estén pendientes de compensar, por otra parte, deberán conservarse por parte de las empresas afectadas durante el plazo de diez años. Y es que así se estableció en la última modificación legal realizada al respecto. Eso sí, una vez que haya transcurrido esa década, lo único que deberá mantenerse en el poder son la contabilidad y la autoliquidación.

  • Las facturas de inmovilizado no se podrán destruir mientras se estén llevando a cabo las amortizaciones.

A grandes rasgos, esta es la información más importante que hay que tener en cuenta respecto a qué documentación de la empresa hay que conservar y durante cuánto tiempo. Si tienes algún tipo de dudas, consúltanos. Te ayudaremos a solventarlas.