Cuando un profesional paga en nombre de su cliente, nos encontramos con lo que se considera un gasto suplido, pero vamos a entrar en detalles porque a la hora de incorporar esos gastos en las facturas se deberían de cumplir ciertos requisitos.

Por lo general, este tipo de gastos nos los podemos encontrar cuando un profesional, en el desarrollo de su trabajo, tiene que realizar pagos que agilizan ciertos trámites. Por ejemplo, imaginemos un guía de turismo que tiene que comprar entradas para un museo por el encargo de una agencia de viajes que ha contratado una visita guiada, o un abogado que tiene que pagar unas tasas en un juzgado con relación a algún asunto de uno de sus clientes, o cualquier otro tipo de gasto que, como vemos, se puede presentar en el desarrollo del servicio que está ofreciendo el profesional y que requiere de un pago ágil.

Condiciones para que un gasto pueda calificarse como suplido

No todo gasto que un profesional asocie con el trabajo que tiene que desarrollar para un cliente, aunque sea el pago de alguna tasa o porte, se va a poder considerar como suplido si no cumple los siguientes requisitos:

El cliente debe de ser conocedor de todos los gastos a los que al final tendrá que hacer frente debido a los servicios que ha solicitado. Por lo tanto, se le informará del coste que tendrá cualquier trámite o compra que sea necesario realizar en su nombre.

El gasto al que ha tenido que hacer frente el profesional debe de haberse facturado a nombre de su cliente, es decir, que en esa primera factura, que no realiza el profesional sino la empresa que le está ofreciendo un producto o servicio, se incluye el cliente.

Esa primera factura se la tiene que entregar el profesional a su cliente para que quede confirmación de dicho pago, y para que ese cliente la pueda utilizar pueda utilizarla en sus declaraciones ante la Agencia Tributaria.

Cómo incluir el gasto suplido en la factura

Como acabamos de mencionar, el profesional ha informado a su cliente de una serie de gastos a los que tendrá que hacer frente en su nombre, ha completado el pago y le ha entregado las facturas que están, precisamente, a nombre de dicho cliente.

Ahora llega el momento de que dicho profesional incluya en su factura ese gasto. ¿Cómo debe de hacerlo?

Puesto que el gasto suplido no lo está ofreciendo directamente el profesional, sino que tan solo ha sido un intermediario en un momento en el que resultaba práctico que hiciese el desembolso de una cantidad de dinero que agilizase su trabajo, no va a poder aplicar sobre dicho gasto el IRPF o el IVA.

Por lo tanto, en la factura se incluirá el gasto suplido identificándolo como tal, es decir, como gasto suplido o como una cantidad de dinero que se ha pagado en nombre del cliente.

El profesional no puede desgravarse el gasto suplido pero su cliente sí que podrá hacerlo.

En resumen, el profesional puede realizar una serie de pagos en nombre de su cliente para conseguir un más ágil desarrollo de su actividad, y por lo tanto solo su cliente aparecerá en esas facturas. Ahora bien, la obligación del profesional es incluir esas cantidades como gastos suplidos en su factura, pero sin sumar esos gastos a la base imponible.