En un artículo anterior publicábamos los pasos a seguir para recuperar el IVA de las facturas impagadas, lo que demuestra que la morosidad, muy a pesar de cualquier empresa, se padece con mayor o menos intensidad pero de manera generalizada.

Aunque se pueda suponer que padecer a morosos es una especie de condena inevitable, podemos poner en práctica una serie de consejos que nos ayudarán a reducir el nivel de morosidad que afecta a nuestra empresa. Toma nota si quieres reducir el número de impagos.

Debemos de conocer bien a nuestros clientes

Con facturas de pequeña cuantía puede estar sobrando esta investigación inicial, pero cuando estamos ante una operación de cierta importancia, resulta aconsejable consultar en el Registro Mercantil y en el Registro de la Propiedad para saber comprobar las cuentas anuales y para saber cuáles son los bienes que posee.

En el Registro Mercantil se puede consultar, previo pago, el balance, cuenta de pérdidas y ganancias, informes de gestión y de auditoría, etc.

Consulta previa en ficheros y registros de morosos

Nos puede ayudar a saber si nuestro nuevo cliente ya planteó en ocasiones anteriores problemas de impagos.

Las principales fuentes de información son el fichero ASNEF-EQUIFAX, Experian Bureau de Crédito, BADEXCUG, el Registro de Aceptaciones Impagadas o RAI. Hay empresas que se dedican a ofrecer servicios de información sobre morosos y que recurren a más registros de los aquí mencionados.

Documentar todas las operaciones

Si hemos decidido aceptar a un nuevo cliente tenemos que dejar constancia de todas las operaciones para que en el peor caso de que tengamos que llevar a esa empresa a juicio para reclamar la deuda podamos demostrar que efectivamente todo sucedió como mencionamos, por lo tanto, debemos de crear un contrato teniendo el cuidado de que lo firme el cliente o una persona con los poderes suficientes, así mismo tenemos que guardar todos los albaranes de entrega que deben de estar firmados por el cliente aportando sus datos.

A ser posible, los pagos por adelantado

Por lo general se acepta como una práctica correcta que se pida por adelantado en torno al 50% del total de la operación aunque ese porcentaje puede variar en cada caso. De esta manera, cuando menos, logramos reducir el riesgo ante clientes que nos planteen dudas sobre su solvencia.

Las facturas sin retrasos

Tanto para emitir de la factura, que debería de suceder antes del día 16 del mes siguiente al de la operación, como para enviársela al cliente, como máximo un mes a partir de la fecha de expedición, en ambos casos debemos de tener cuidado con cumplir estos plazos.

La información completa sobre los plazos de expedición y envío de facturas nos los aclara la Agencia Tributaria.

Recordatorio de lo que se nos adeuda

Deberíamos enviar varios recordatorios a la empresa deudora antes de iniciar cualquier acción legal para cobrar las facturas. Aunque se suele utilizar el correo electrónico, el envío de un burofax le dará más seriedad a nuestra petición y quedará confirmación inequívoca de nuestra solicitud, e incluso de nuestro aviso de que estamos decididos a tomar otras medidas.

Fraccionar la deuda

Llegar a juicio no es de interés para ninguna empresa. Si vemos que nuestro cliente tiene voluntad para pagar aunque esté pasando por dificultades económicas, puede ser interesante un pago a plazos que le facilitará cumplir con su obligación.