Cuando se pone en marcha por primera vez una empresa, es habitual que surjan numerosas dudas acerca de la misma. Y entre esas se encuentra la pregunta siguiente: ¿cuánto tiempo hay que conservar la documentación de la misma?

En líneas generales, te podemos indicar que el plazo que viene a indicar claramente la Ley General Tributaria dice que cuatro años como mínimo. Y es que ese es el tiempo que tienen las administraciones tributarias para poder llevar a cabo la investigación a cualquier contribuyente.

De ahí que durante ese tiempo haya que conservar a buen recaudo desde justificantes hasta facturas pasando por documentación en general, archivos informáticos, libros contables…

No obstante, aunque ese es el concepto que hay tener claro, eso no significa que no debamos de tener en cuenta otros matices. Sí, que existan otros aspectos o casos particulares que requieren especial cuidado y atención. Y los hay ¿Preparado para tomar nota?:

  • En cuanto a deducciones o bases imponibles negativas lo recomendable es conservarlas diez años. Y es que ese es el plazo que existe para poder comprobarlas.

  • Con respecto a los libros de contabilidad así como a documentación o correspondencia, por ejemplo, hay que saber que el Código de Comercio establece que deben guardarse y conservarse ordenados durante un plazo mínimo de seis años. No obstante, esta regla es recomendable que se aplique también a contratos o a copias de registros contables, por ejemplo.

  • Cuando se trata de facturas de inmovilizado el plazo es distinto. En su caso deben conservarse los cuatro años establecidos por la ley tributaria a nivel general más el tiempo durante el cual los ejercicios hayan visto deducido el citado gasto de amortización.

A grandes rasgos, estos podemos decir que son las principales cuestiones que hay que tener en cuenta respecto a cuánto tiempo hay que conservar la documentación de la empresa. Resulta muy aconsejable cumplir con esa obligación, porque si en algún momento Hacienda requiere cierta información y no se tiene, eso supondrá tener que hacerle frente a una sanción.

Por eso, si no te ves con la capacidad de llevar a cabo todo el control de todas estas cuestiones de tu negocio, no te preocupes. Confía en Cepresa, contamos con la experiencia, la profesionalidad y el equipo de expertos que necesitas.